Excel表格全接触 轻松去除表格中空格

互联网 2017-08-04

  由于工作需要,我经常要用Excel处理各部门上报的数据表格,由于人名有字数的区别,因此这些表格中的姓名项里面总是有很多多余的空格,而且空格的位置不确定,空格的数量也不确定,导致表格非常不整齐,而一个一个调整又非常麻烦,跟随华军小编一起了解一下吧。

  到了年底,单位要报送的表格非常多,有时就请一些非专业老师帮助录入,但在录入的过程中我发现不少老师录入的表格数据中存在一些空格,影响了数据的整体效果。如果一个个地修改既费时又费力,针对此现象我想出了几种有效的解决方法并且收到了良好的效果,因此写下来与广大读者一起分享。

  一、提前预埋设置,做到事半功倍

  1. 提醒用户输入的数据中是否含有空格

  在数据录入过程中,如果想让系统自动提醒用户输入的数据中是否含有空格,可通过设置数据的有效性来实现。

  以验证姓名数据在输入的过程中是否含有空格为例(如图1),选中第一个姓名向下的单元格区域,单击“数据”菜单中的“有效性”命令,弹出“数据有效性”对话框,在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设为“自定义”,在其下方的“公式”框中输入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

图1

图1

  切换到“出错警告”选项卡,在“标题”框中输入“出错警告!”,在“错误信息”框中输入“输入的文本含有空格,请确认后重新输入!”(如图2),设置完成后,单击“确定”按钮退出。

图2

图2

  接下来在输入姓名的过程中,系统会自动验证当前单元格中是否含有空格,如果有,则弹出如图3所示的警告信息。

  cico提示:在图3出现时,直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据(类似于“家庭地址”这类字段)时,不适合直接按回车键,否则原有的数据会自动被删除,此时单击“是”按钮可以忽略空格的存在。

  2. 用公式去除数据中含有的空格

  上述技巧大家会发现系统能自动检测出空格的存在,但不能自动替换掉这些空格,还必须要重新输入或输入完成后进行必要的修改。可不可以在输入过程中自动去掉含有的空格呢?

  如果在当前表格中插入一些空列,用substitute函数是可以实现这一功能的,但总觉得不太美观,并且在录入时影响用户的视线。后来我将公式运用到sheet2中顺利地解决了这一问题。