Excel数据录入的7个技巧?

华军软件教程 2018-12-15 00:39:41

 小 E 认识不少表哥表姐都相当厉害,理解各种函数公式都不带怕的,运用得更是非常熟练,图表制作也是信手拈来。

只不过,制作一份简单的统计表格,却听见他们频频抱怨——录入个数据怎么麻烦?

麻烦?最爱帮小姐姐们解决麻烦的就是小 E 我了!我赶紧凑了过去,原来是美文姐要录入实习生的信息↓

「按完回车,鼠标就到了下一行,可是从左向右输入更方便,难道我每次都要伸手动下鼠标?」

「手机号分段输入,每一次都要手动添加短横杠吗?有没有省事的办法?」

「工资那里要写上单位,可是写上单位就没法自动求和计算了?」

好了好了,美文姐,小 E 这就把录入数据时好用的小技巧全都告诉你,帮你摆脱这些麻烦!

- 1 -快速横向录入数据

这里美文姐一行一行地录入信息更方便,也就是她希望输入完每个单元格后,可以转到右边的单元格继续输入。

可是,我们都知道 Excel 里输入数据按一下回车(也就是【Enter】键),是到正下方的单元格的呀。按下【Tab】键,移动方向才是正右方,可毕竟很多人都习惯性地会按回车,而不习惯去按【Tab】键。

有没有什么办法可以改变回车键的移动方向呢?

当然!点击【文件】-【选项】-【高级】,勾选「按 Enter 键后移动所选内容」,方向里改成「向右」就好啦!

一定要动手试一下哦!下次就不用强迫自己改变习惯或者去摸鼠标了!

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- 2 -下拉菜单快速录入固定项

每次填写人员性别信息的时候,还在「呢安男」地手敲?太 low 了!

利用【数据验证】功能制作下拉菜单其实是个常见的功能,操作步骤如下:

注意第 ❹ 步里「来源」这里输入的各种选项是用英文半角符号,隔开的,最后点击【确定】即可。

像「性别」等一些内容,要填写的内容都是固定的几种选项,那不妨就制作一个下拉菜单,不但能提高录入数据的速度,还能起到规范录入的作用。

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- 3 -首字母快速录入

在录入「学校」信息时,因为很多学校的名字都不短,所以总要敲进去很多字,除了制作下拉菜单,你想象过,只输入名称缩写也能快速录入信息吗?

操作步骤如下:

点击【文件】-【选项】-【校对】-【自动更正选项】,把缩写和完整名称对应填写进去即可。来看下效果。

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- 4 -正确录入身份证信息

录入并正常显示身份证号码,是个老生常谈的话题了,再一起回顾一遍吧。

方法就是将单元格格式由「数字」改成「文本」——可以是每次录入身份证号码时,先输入英文单引号↓

或者先选定输入区域,按下【Ctrl+1】快速调出「设置单元格格式」窗口,将单元格格式改成「文本」后再进行数据录入↓

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- 5 -分段显示手机号码

如果 11 位手机号码数字之间没有分隔,我们很容易在查阅的时候看错。那怎么能让手机号码在输入时就分段显示出来呢?

不用手动键入短横杠!先选中要输入数据的区域,【Ctrl+1】快速调出「设置单元格格式」窗口,在【自定义】里将「G/通用格式」改成「000-0000-0000」即可。

再键入手机号时,就能自动出现这样的效果了

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- 6 -批量录入相同数据

对于填充相同的数据,除了拖拽操作,还有一个很便利的方法↓

【Ctrl+Enter】,请记住这个快捷键!

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- 7 -给数据添加单位并能计算

如果我们直接在录入时给数据加上了单位,就会发现右下角那里不再有数字的求和,而是变成了单元格的计数。

怎么做可以让数据既能参与计算,又把单位显示出来呢?

选中要输入数据的区域,调出单元格格式设置的窗口,在【自定义】里的「G/通用格式」后面直接键入「元」,点击【确定】。

这样我们在录入数据时,敲完数字就能自动带上单位了,还不会影响计算!

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美文姐表示,听完小 E 介绍这些数据录入小技巧后,再也不觉得这项工作有多麻烦啦!



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